关于开展2017届毕业生档案寄递工作的通知

信息来源:中南大学毕业生就业指导服务中心   浏览次数:1032  时间:2017/6/29

关于开展2017届毕业生档案寄递工作的通知

各二级单位:

根据教育部、湖南省教育厅及邮政公司新规定,今年我校毕业生档案通过EMS转寄。经与EMS公司长沙分公司商定,我校毕业生档案定于7月6日—7月9日邮寄,届时EMS公司工作人员将来校与各学院对接档案邮寄工作。请各学院按照档案邮寄工作要求,认真做好2017届毕业生档案邮寄工作:

一、档案材料准备。装入档案袋中的材料参照《档案袋内学生档案清单》的要求进行整理,材料整理好后装在纸质档案袋内用封条封口,加盖院章,然后将纸质档案袋装入EMS档案专用塑料袋,将快递单贴在档案专用塑料袋指定位置。

二、快递单第三联(即寄件人存联)在档案转寄当天经EMS公司盖章后由学院保管(作为日后向EMS公司查询档案的重要凭证),学院对每个学生档案的快递单号进行留底登记,并在档案寄出的7个工作日内通知学生本人按快递单号查询档案签收情况。

三、因个别学生还存在需要改派的情况,请大家对集中邮寄档案进行再一次清理,还有材料变动或要求缓寄送的档案留在学院,日后由学院组织单独寄送。

四、邮寄时间安排:负责老师将毕业生档案提前一天整理完毕,并与EMS公司长沙分公司对接邮寄。联系人:经理,联系电话:158-7496-6036。邮寄档案具体时间参照下表:

2017届毕业生档案邮寄时间表

7月5日上午

地信院、材料院、粉冶院、能源院、商学院、资安院、冶环院、资生院

7月5日下午

航空院、公管院信息院(本部)、法学院、马克思院、文新院、信息安全与大数据研究院

7月6日上午

物电院、机电院、建艺院(新校)、外语院、数统院、化工院、体育教研部

7月6日下午

土木院、交通院、软件院、信息院(铁道)、建艺院(铁道)

7月7

基础医学院、公卫院、生科院、药学院、口腔医学院、

护理院、爱尔眼科医院、轻合金研究院

五、邮寄结算:档案寄出当天,学院出具档案邮寄结算单(如下),经学院、EMS双方经办人员签字盖章,一式三份,一份交EMS公司,一份由学院留底,一份于7月10(星期一)17:00之前交就业中心(二办208办公室)。

中南大学2017届毕业生档案邮寄结算单

学院名称:                  (公章)

邮寄档案数量

          件(大写)

负责人(签字)

 

收件人(签字盖章)

 

日期

 

日期

 

六、档案查询:邮寄结束后,学院取回一份由EMS公司提供的有学生档案签收人签字的档案邮寄回执,以备学生查询档案。回执领取时间为档案邮寄两个月之后,具体时间另行通知。

七、档案保存:学院应安排专人负责毕业生档案管理工作,未寄出档案和退档档案,应按照《中南大学学生档案管理细则(试行)》中大党字〔2011〕6号文件要求执行。

 

中南大学毕业生就业指导服务中心

2017629

 

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